Yrityksen sihteeri - Company secretary

Hallintojohtaja on johtavassa asemassa yksityisen sektorin yrityksen tai julkisen sektorin organisaatio. Suurissa amerikkalaisissa ja kanadalaisissa julkisesti noteerattuissa yrityksissä yrityksen sihteeriä kutsutaan tyypillisesti yrityssihteeriksi tai sihteeriksi . Yhtiön sihteeri on vastuussa yrityksen tehokkaasta hallinnosta, erityisesti lakisääteisten ja sääntelyvaatimusten noudattamisen varmistamisesta ja hallituksen päätösten täytäntöönpanosta.

Nimestä huolimatta rooli ei ole pappi tai sihteeri . Yhtiön sihteeri varmistaa, että organisaatio noudattaa asiaa koskevaa lainsäädäntöä ja määräyksiä, ja pitää hallituksen jäsenet ajan tasalla heidän oikeudellisista velvollisuuksistaan. Yhtiön sihteerit ovat yrityksen nimetty edustaja oikeudellisissa asiakirjoissa, ja heidän vastuullaan on varmistaa, että yhtiö ja sen johtajat toimivat lain mukaisesti. Heidän vastuullaan on myös rekisteröityä ja kommunikoida osakkeenomistajien kanssa , varmistaa, että osingot maksetaan, ja ylläpitää yhtiön kirjanpitoa, kuten johtajien ja osakkeenomistajien luetteloita sekä tilinpäätöstä.

Monissa maissa yksityiset yritykset ovat perinteisesti lakiin velvoittaneet nimeämään yhden henkilön yrityksen sihteeriksi, ja tämä henkilö on yleensä myös johtava hallituksen jäsen.

Roolit ja vastuut

Kaikkien alojen sihteereillä on korkean tason vastuualueita, mukaan lukien hallintorakenteet ja -mekanismit, yrityksen käyttäytyminen organisaation sääntely-ympäristössä, hallitus, osakkeenomistajien ja luottamushenkilöiden kokoukset, lakisääteisten, sääntely- ja listaamisvaatimusten noudattaminen, ei-johtajien ja luottamushenkilöiden koulutus ja perehdyttäminen, yhteydenpito sääntely- ja ulkopuolisiin elimiin, raportit ja kiertokirjeet osakkeenomistajille/luottamusmiehille, työntekijöiden etujen, kuten eläkkeiden ja osakejärjestelmien hallinta , vakuutushallinto ja -organisaatio, sopimusneuvottelut, riskienhallinta , kiinteistöhallinto ja -järjestelyt sekä rahoitustilien tulkinta .

Yrityksen sihteerit ovat ensisijainen neuvonantaja liiketoiminnan harjoittamisessa, ja tämä voi kattaa kaiken oikeudellisista neuvoista eturistiriidoista tilinpäätösneuvontaan talousraporteista strategian ja yrityssuunnittelun kehittämiseen.

Pohjois -Amerikan julkisten yritysten keskuudessa yritysten hallintoon liittyvien neuvojen antaminen on yhä tärkeämpi rooli yritysten sihteerillä . Monet osakkeenomistajat, erityisesti institutionaaliset sijoittajat, pitävät hyvää hallintotapaa välttämättömänä hallituksen ja yrityksen toiminnan kannalta. He kannustavat hallituksia suorittamaan usein hallintotavan tarkasteluja ja antamaan kirjallisia lausumia hallinnointiperiaatteista. Yrityksen sihteeri on yleensä johtaja, joka avustaa johtajia näissä pyrkimyksissä, antaa tietoa muiden yritysten käytännöistä ja auttaa hallitusta räätälöimään hallinnointiperiaatteet ja -käytännöt hallituksen tarpeiden ja sijoittajien odotusten mukaan. Joissakin yrityksissä yrityssihteerin rooli hallinnointi- ja ohjausjärjestelmien neuvonantajana on virallistettu, ja nykyiseen virkaan lisätään esimies, esim. Chief Governance Officer.

Koska yrityksen sihteerillä on tärkeä rooli liiketoiminnassa, PLC: t ja suuret yritykset edellyttävät, että sihteeri on asianmukaisesti koulutettu, kokenut ja ammattitaitoinen näihin tehtäviin.

Yhdistyneessä kuningaskunnassa yrityksen sihteeri voi saada pätevyyden tutkinnon ja jäsenyyden perusteella Chartered Governance Institute (CGI) -järjestössä, joka on erityisesti yritysten sihteereille tarkoitettu pätevyys. CGI on elin, joka on omistettu ammatillisen hallinnon edistämiselle ja tunnustamiselle perustuen tutkintotason opintoihin, huolellisesti tarkistettuun kokemukseen ja kahden ammatillisen henkilön sponsorointiin. Vain henkilö, jolla on tällainen pätevyys, on oikeutettu nimittämään ”Chartered sihteeri” tai ”Chartered Company sihteeri”. Vuonna 1930 perustettu sihteerien ja hallintoviranomaisten tiedekunta on Yhdistyneessä kuningaskunnassa toinen yrityssihteerien elin, ja siinä korostetaan nyt voimakkaasti tasa -arvotyötä ja -hallintoa, ja sen jäsenet on nimitetty "yritysten sihteereiksi" tai "sertifioiduiksi julkisiksi sihteereiksi". Odotetaan, että julkisesti noteerattujen yritysten sihteerit saavat ammatillisen pätevyyden CGI: n kautta, joka on yksi kirjanpitäjän ammatinharjoittajista, tai heillä on asianmukainen koulutus ja kokemus toisen elimen kautta.

Malesia

Malesiassa vuoden 2016 osakeyhtiölaki edellyttää, että jokainen yritys nimeää vähintään yhden lisensoidun yrityksen sihteerin. Yhtiön sihteeri on nimitettävä ensimmäisten 30 päivän kuluessa yhtiöittämisestä tai johtajille määrättävä rangaistus, jolloin on vaarana joutua mustalle listalle. Yhtiön sihteerin tehtäviin kuuluvat seuraavat:

Hallituksen kokousten ja varsinaisen yhtiökokouksen valmistelu - Vuodesta 2016 alkaen yhtiölain muutosten mukaisesti yhtiökokous ei ole enää tarpeen yksityisille osakeyhtiöille (Sendirian Berhad tai Sdn Bhd)
Vuotuisten palautusten jättäminen SSM: lle (CCM englanniksi)
Muutokset yhtiöjärjestykseen
Lakisääteisten asiakirjojen ylläpito
Päivitysten lähettäminen SSM: lle esimerkiksi yrityksen nimen tai osoitteen muutoksista, osakeannista, johtajien, osakkeenomistajien muutoksista jne.

Intia

Intiassa "Intian yrityssihteerien instituutti" (ICSI) säätelee yritysten sihteerien ammattia. ICSI on lakisääteinen ammatillinen elin, johon kuuluu yli 50 000 liitännäisjäsentä.

Chartered sihteerit palvelevat puheenjohtajina, toimitusjohtajina ja johtajina sekä johtajina ja yritysten sihteereinä. Jotkut vuokratut sihteerit tunnetaan myös omissa yrityksissään yritysten sihteerien johtajina/johtajina tai yritysten sihteerijohtajina.

Monet Pohjois -Amerikan julkisten yhtiöiden sihteerit ovat lakimiehiä, ja jotkut toimivat yrityksen pääneuvojana . Vaikka tämä voi olla hyödyllistä heidän tehtäviensä suorittamisessa, se voi myös luoda epäselvyyttä siitä, mikä on oikeudellinen neuvonta, etuoikeus ja mikä on liike -elämän neuvonta.

Yhdistynyt kuningaskunta

8. huhtikuuta 2008 lähtien ei ole ollut lakisääteistä velvoitetta, että Yhdistyneen kuningaskunnan yksityisellä yrityksellä olisi oltava sihteeri, ellei yhtiön yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Jos yksityisellä yrityksellä ei ole sihteeriä, yrityksen sihteeritehtävät ja vastuut kuuluvat yhtiön johtajille. Sosiaalisten yritysten ja yhteisöyhtiöiden lukumäärän kasvaessa usein tarvitaan sihteeriä vapaaehtois- ja yhteisöaloilla sekä tavallisia yksityisiä kauppayhtiöitä. Yhdistyneessä kuningaskunnassa sijaitsevalla julkisella yhtiöllä on edelleen oltava virallisesti nimitetty yrityksen sihteeri.

Chartered sihteerit ovat kuudenneksi eniten palkattuja työntekijöitä Yhdistyneessä kuningaskunnassa Office for National Statistics Annual Survey of Hours and Earnings (maaliskuu 2010) mukaan.

Yhtiön sihteerin tarkat tehtävät riippuvat yrityksen koosta ja luonteesta, eikä niille ole lakisääteistä määritelmää, mutta ne sisältävät yleensä joitakin tai kaikki seuraavista:

ylläpitää yhtiön lakisääteisiä rekistereitä;
Companies Housen hallussa olevien tietueiden päivittäminen ;
yrityksen sääntömääräisen kotipaikan säilyttäminen ;
neuvojen antaminen hallitukselle heidän oikeudellisista ja yritysvastuistaan sekä hallinnointi- ja ohjausjärjestelmistä ;
yhtiön hallituksen kokousten ja vuosikokouksen järjestäminen ;
pöytäkirjalautakunnan kokoukset;
sen varmistaminen, että yritys noudattaa lakisääteisiä velvoitteita;
hallinnoida ja tallentaa yrityksen tietueita, esim. sijoitukset, omaisuus, palkanlaskenta, vakuutus, kirjanpito, verotus ( alv , PAYE , yhtiövero ); ja
yhteys yhtiön ja sen sidosryhmien ja osakkeenomistajien välillä

Singapore

Singaporessa osakeyhtiölain 171 § edellyttää, että jokaisella yrityksellä on yrityksen sihteeri, jonka on asuttava Singaporessa. Sihteeri on nimitettävä kuuden ensimmäisen kuukauden kuluessa perustamisesta. Jos yhtiöllä on vain yksi johtaja, hän ei voi olla yrityksen sihteeri. Yrityssihteerin tehtäviin kuuluvat seuraavat:

Hallituksen kokousten ja varsinaisen yhtiökokouksen valmistelu
Vuotuisten palautusten jättäminen ACRAlle
Muutokset yhtiöjärjestykseen
Lakisääteisten rekisterien ylläpito
Päivitysten toimittaminen ACRA: lle esimerkiksi yrityksen nimen tai osoitteen muutoksista, osakeannista, johtajien, osakkeenomistajien muutoksista jne.

Julkisissa yrityksissä sihteerin on oltava rekisteröity arkistointiedustaja tai pätevä henkilö.

Bangladesh

Kiina

Kiinassa jokaisella pörssiyhtiöllä on oltava hallituksen sihteeri. Vuoden 2005 osakeyhtiölain 124 §: n mukaan jokaisella pörssiyhtiöllä on oltava sihteeri hallituksessa. Hallituksen sihteerin tehtäviin kuuluu osakkeenomistajien ja hallitusten kokousten valmistelu, yhtiön kirjanpidon ja osakkeenomistajien tietojen ylläpito, tietojen paljastaminen jne. Asiaan liittyvät listaussäännöt Kiinassa selventävät edelleen, että hallituksen sihteeri on johtotehtävissä. Tällaiset listaussäännöt käsittelevät hallituksen sihteerin tehtäviä yksityiskohtaisesti. Mukaan " erityissäännökset valtioneuvoston Mitä vaahdottamalla-Listing ulkomailla varastojaan Limitedin työpaikat ", " Opastusta artiklan pörssiyhtiö", "Kanta Listing Rules Shanghain pörssi" ja "pörssilistaus säännöt Shenzhenin pörssi ", hallituksen sihteeri luokitellaan ylimmäksi johtoryhmäksi. Näistä listaussäännöistä hallituksen sihteeri tai hallituksen sihteeri Kiinassa on verrattavissa yrityksen sihteeriin monissa muissa maissa.

Etelä-Afrikka

Etelä-Afrikassa kaikkien julkisten ja valtionyhtiöiden on nimettävä yrityksen sihteeri. Yhtiön sihteerin tehtävät ja vastuut on määritelty osakeyhtiölaissa nro 71 2008 . Julkisesti noteerattujen yhtiöiden osalta nämä roolit selvennettiin ja laajennettiin King IV -raportilla . Lisäksi voittoa tavoittelemattomien yritysten, jotka ovat vapaaehtoisesti hyväksyneet osakeyhtiölain "Enhanced Accountability and Transparency" -säännökset, on nimettävä sihteeri, jonka rooli on verrattavissa julkisen yhtiön tehtäviin.

Sri Lanka

Sri Lankassa osakeyhtiölaki nro 07 2007 edellyttää, että jokaisella rekisteröidyllä yrityksellä on yrityksen sihteeri. Yrityksen sihteerin on oltava rekisteröitynyt yritysrekisterin osastolle voidakseen toimia yrityksen sihteerinä. Kelpoisuus toimia sihteerinä on;

Sri Lankan kansalainen
[Asianajaja], [KHT] tai kuka tahansa vaadittu henkilö on noudattanut alaministerin opinto -ohjelmaa
Hakijat, joilla on yli 20 vuoden kokemus yrityssihteerien alalta, voidaan nimetä yritysrekisterin haastattelun jälkeen.

Yhtiön sihteerin digitalisaatio

Yrityssihteeriyritykset ovat jo pitkään perustettuja, ja käytäntö on edelleen vahvasti riippuvainen paperityöstä ja märkämusteen allekirjoituksista hallituksen päätösten osalta. Tämän luonteen vuoksi koko teollisuus luottaa vahvasti manuaalisiin prosesseihin. Viime vuosina on tapahtunut jonkin verran digitalisaatiota nuorempien ja nykyaikaisten yrittäjien hyväksi. Tekoälyn käyttöönotto, eKYC, digitaalinen allekirjoitus, asiakirjojen generaattori ovat ominaisuuksia, jotka on nähty Cloud Company sihteeriyrityksissä.

Languages

In other projects